業務効率化とDXの意味の違いと中小企業のためのDX導入4ステップ

DXという言葉を、この1年で何度も聞かされていませんか？

取引先や銀行からDXの話をされるが、何を指しているのかがわからない
クラウド会計もチャットツールも入れた。ただそれをDXと呼んでいいのかは自信がない
「DXは単なる業務効率化ではない」と言われて、これまでの取り組みが的外れだった気がしてきた

実は、今やっている業務効率化をやめる必要はありません。 業務効率化はDXの一つ手前の段階にあたるので、その延長線上で進めていけば大丈夫です。

なぜなら中小企業庁は、企業のデジタル化を4つの段階に分けて整理しているからです。業務効率化とデータ分析は、4段階のうちの段階3。その一つ先の段階4がビジネスモデルの変革です。同じ一本の線の上に並んでいます。別の話ではなく、続きの話。この順番を知らないまま「DXは変革だ」という説明だけを読むと、今の取り組みを否定されたように感じてしまいます。

ここでは、次のことを解説します。

業務効率化とDXは何がどう違うのか
自社が今どの段階にいるかを見分ける方法
費用をかけずに現在地を確かめられる公的な資料と制度
効率化で止まる会社と、その先に進む会社の分かれ目
今の人数のまま進められる4つのステップ

読み終えたときには、自社が次に何をすればいいのかを自分で決められる状態になっています。

業務効率化とDXの違いはビジネスモデルまで変えるかどうか

業務効率化とDXを分けているのは、投資の大きさでも使っている技術の新しさでもありません。製品やサービスの売り方そのものが変わるかどうかです。

まずは2つの言葉の中身を整理しておきましょう。

業務効率化は今のやり方のまま手間を減らす取り組み

業務効率化とは、今の仕事の進め方を保ったまま、そこにかかる時間や手間を減らすことです。

例えば次のような取り組みが当てはまります。

手書きの日報をスプレッドシートに変える
会計ソフトをクラウドに移して、通帳の記帳を自動で取り込む
見積書のひな形を作り、毎回一から作らなくて済むようにする
社内の連絡をメールからチャットに移す

どれも効果があります。ただ、これらを終えても、お客様に届けている商品やサービスの中身は変わりません。売り方も受注の取り方も同じまま。変わるのは、その仕事にかかる時間と手間だけです。それが業務効率化です。

DXは製品やサービスやビジネスモデルの変革まで含む取り組み

一方のDXについて、経済産業省は「デジタルガバナンス・コード2.0」で次のように定義しています。定義の全文は経済産業省のデジタルガバナンス・コードのページで読めます。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

長い文なので、押さえるところを絞ります。変革の対象として挙げられているのは、次の6つです。

製品やサービス
ビジネスモデル
業務そのもの
組織
プロセス
企業文化・風土

注目してほしいのは後半です。 業務そのものや組織の変革が、国の定義の中にはっきり書かれています。 つまり業務の見直しは、DXの外にある別の作業ではありません。定義の一部です。

「DXは業務効率化ではない」という説明を目にしたことがあるかもしれません。あれは業務効率化だけで終わってはDXと呼べない、という意味であって、業務効率化がDXと無関係だという意味ではありません。

自社がどこにいるかは4つの取組段階で見分けられる

では自社は今どこにいるのか？ 2025年版中小企業白書に、デジタル化の取組段階を4つに分けた分類が載っています。自社の状態に近いものを選んでみてください。

取組段階	白書での定義	具体例	2024年の割合
段階1	紙や口頭による業務が中心で、デジタル化が図られていない状態	受注も日報も紙のまま	12.5%
段階2	アナログな状況からデジタルツールを利用した業務環境に移行している状態	電子メールの利用や会計業務の電子処理	52.3%
段階3	デジタル化による業務効率化やデータ分析に取り組んでいる状態	売上高・顧客情報や在庫情報をシステムで管理しながら業務フローを見直している	32.0%
段階4	デジタル化によるビジネスモデルの変革や競争力強化に取り組んでいる状態	蓄積したデータを活用して販路拡大や新商品開発を実践している	3.2%

割合は、2025年版中小企業白書に掲載された2024年の調査結果です。回答した中小企業は24,588社。分類の定義と数字は中小企業庁の2025年版中小企業白書のデジタル化・DXの節に載っています。

ここで一度、数字を見てください。 段階4まで届いている会社は3.2%しかありません。 半数以上の会社は段階2、つまりツールを使い始めたところにいます。

DXという言葉から想像する派手な変革は、実際にはほとんどの中小企業でまだ起きていません。あなたの会社だけが遅れているわけではないということです。

業務効率化から始めるのは順番として間違っていない

段階の並びを見ればわかるとおり、業務効率化は4段階のうちの段階3にあたります。最後の段階4の一つ手前です。

飛び級はできません。売上や在庫の記録がどこにも残っていない状態で、データを使って新しい売り方を考えることはできないからです。

同じ白書には、デジタル化の取組の効果を段階別に聞いた結果も載っています。売上面で効果を感じている割合は、段階2で36.1%、段階3で55.0%、段階4で76.0%。コスト面でも人材面でも、段階が上がるほど効果の実感は高くなっています。

段階を一つ上げるたびに、手応えも増えていく。今の取り組みを捨てて別のことを始めるのではなく、その先に何を足すかを考えるのが現実的な進め方です。

無料で使える公的な資料と制度で自社の現在地を確かめる

進め方に迷ったときに、費用をかけずに使える公的な資料と制度がそろっています。ベンダーの提案を聞く前に、まずこちらで自社の位置を確かめておくと、提案を判断する軸ができます。

DX推進指標の自己診断で今のレベルを数字にする

最初に使えるのが、経済産業省とIPA(独立行政法人情報処理推進機構)が公開している「DX推進指標」です。 IPAはこれをDX推進における健康診断と表現しています。

案内のページには、こんな悩みのために作られたと書かれています。

DXの何から手をつければよいのかわからない
取り組みは始めたけれど、自社のDXレベルがわからない

まさに今のあなたの状態ではないでしょうか？

使い方はシンプルです。 IPAのDX推進指標の案内ページから自己診断フォーマットをダウンロードし、設問に答えていきます。現在のレベルと3年後に目標とするレベルを、レベル0からレベル5までの6段階で評価する形式です。

IPAは、経営幹部や事業部門などの関係者が集まって議論しながら記入することを勧めています。ここが実は一番の価値です。社長と現場の担当者では、同じ会社を見ていても評価が食い違います。その食い違いを机の上に出せること自体が、最初の成果になります。

進め方は実践の手引きに4ステップでまとまっている

次に読んでおきたいのが、経済産業省が公開している中堅・中小企業等向けの「デジタルガバナンス・コード」実践の手引きです。

DXって何かという人から、何から取り組めばよいかわからないという人までを想定して作られた資料で、DXの進め方が4つのステップで解説されています。成功に向けた6つのポイントと、全国13社の事例も載っています。

本体はかなり読み応えがありますが、図表を中心にまとめた19ページの要約版も用意されています。まず経済産業省の実践の手引きのページから要約版に目を通すところで十分です。

自社と同じ規模の事例はDXセレクションの選定企業から探す

DXの記事を読んでいて、事例が大企業ばかりで参考にならないと感じたことはありませんか？

経済産業省とIPAが実施している「DXセレクション」は、中堅・中小企業等のモデルケースとなる優良事例を選定する取り組みです。 2022年から続いており、経済産業省のDXセレクションのページで選定企業の一覧が公表されています。 2026年には11の事業者が選ばれました。所在地は福岡、長崎、新潟、大阪、香川、大分、兵庫、愛知、北海道。都市部の大企業に偏っていません。

事例を見るときは、導入したツールの名前ではなく、次の1点に注目してみてください。

効率化で浮いた時間や、溜まったデータが、どこで事業の変化に変わったのか

ここを追いかけると、自社で真似できる部分と、規模が違うので真似できない部分が分かれて見えてきます。規模の近い会社の事例と、そこから読み取れる共通点については、別の記事で改めて詳しく取り上げます。

取引先や採用に示したいならDX認定を取る道がある

「DX認定制度」は、DX推進の準備が整っていると認められた企業を国が認定する制度です。経済産業省の定めた基準にもとづき、IPAが運用しています。申請の要件や手続きはIPAのDX認定制度の案内ページにまとまっています。

押さえておきたい点をまとめます。

対象は全ての事業者。法人と個人事業主が含まれ、会社の規模による制限はない
認定を受けると認定事業者一覧に公表され、ロゴマークをホームページや名刺に使える
金融や人材育成の施策で、優遇や助成の要件として使える
DXセレクションへの応募資格になる
申請は1年を通していつでも可能で、審査の標準処理期間は60営業日
認定の有効期間は2年

ここは正確に理解しておいてください。この認定は、成果が出たことの証明ではありません。これから取り組んでいく体制が整っていることの認定です。

だからこそ、段階2や段階3にいる会社にも手が届きます。取引先への説明や採用の場面で会社の姿勢を示したいなら、検討する価値があります。

効率化で止まる会社とDXにつながる会社の分かれ目

ここからが本題です。ツールを入れた会社のすべてが次の段階に進むわけではありません。

同じ白書の調査では、DXに向けた取組の問題点として「具体的な効果や成果が見えない」を挙げた割合が、段階2の会社で23.1%と最も高くなっています。ツールは入れた。けれど効果を感じられない。その層がここに固まっています。

止まる会社には共通する状態が3つあります。

作業は速くなったのに決め方が前と同じまま

見積作成が30分から10分になった。それでも、いくらで出すかを決めているのは相変わらず社長の勘のまま。

これが最も多い止まり方です。作業のスピードは上がったのに、判断の材料は増えていません。

段階3と段階4を分けているのは、この判断の部分です。白書の段階4の説明にある「蓄積したデータを活用して販路拡大、新商品開発を実践している」という状態は、記録を見て決め方を変えた会社の姿を指しています。

作業を速くするところまでは道具が助けてくれます。決め方を変えるかどうかは、道具ではなく人が決めることです。

溜まったデータを誰も見返していない

クラウドの会計ソフトにも、顧客管理のシステムにも、データは毎日溜まっています。ただ、それを開いて眺める時間が予定に入っていない会社がほとんどです。

白書の調査には、この差がはっきり出ています。デジタル化の取組内容を段階別に見ると、次のように開きます。

取り組んでいる内容	段階2	段階3
顧客データの一元管理	16.3%	40.7%
営業活動や受発注管理のオンライン化	13.9%	34.5%
バックオフィス業務でのクラウドサービス活用	12.9%	28.2%

白書はこれらの取組について、段階2と段階3の事業者の間で回答割合の差が大きいと指摘しています。 DXに向けて有効な取組である可能性が示唆される、という書き方です。

共通しているのは、どれも記録が1か所に集まる取り組みだということ。バラバラの場所に散っている数字は、誰も見返しません。

顧客の情報を1か所に集める具体的なやり方は、見込み客管理ができていないと起きる問題と管理方法の解説記事で紹介しています。

見込み客管理ができない中小企業で起きる問題3つとおすすめの管理方法

中小企業で見込み客管理ができていないと集めた情報が顧客に繋がらない問題が発生します。見込み客情報を社内で共有し無理なく入力が続く仕組みを作ることが重要です。

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担当者が抜けると紙のやり方に戻ってしまう

導入を進めた社員が退職したとたん、現場が紙の台帳に戻っていた。この話も珍しくありません。

原因は、その人だけが手順を知っていたことにあります。ツールの操作を覚えたのが一人だけなら、それは新しい属人化を作っただけです。

新しく入れた仕組みほど、手順を書き出して誰でも読める場所に置いておく必要があります。

業務効率化をDXにつなげる進め方

ここからは具体的な手順です。今の人数のまま、担当者と経営者の2人で進められる粒度にしています。

いきなり全社を対象にしないこと。これが続けられるかどうかの分かれ目です。

ステップ1：紙とExcelで回している業務を1つだけ選ぶ

最初に手を付ける業務を1つ選びます。複数を同時に始めると、どれも中途半端になって元に戻ります。

選ぶときの目安は次の3つです。

毎週または毎月、必ず発生する
紙かExcelで管理していて、記録があちこちに散っている
担当者が1人に固定されている

受注管理や請求書の作成、問い合わせ対応あたりが候補になりやすいでしょう。売上に直結する業務から選ぶと、効果が数字で見えるので社内の納得も得やすくなります。

ステップ2：手順を書き出して必要のない工程を先に減らす

選んだ業務の手順を、担当者に書き出してもらいます。形式は箇条書きで構いません。 1行1工程で、上から順に並べるだけです。

書き出したら、経営者と担当者の2人で1行ずつ確認します。見るのは1点だけ。この工程をやめたら誰が困るか？

答えられない工程が必ずいくつか出てきます。前任者の習慣で残っている確認作業や、誰も読んでいない報告書などです。

ここで先に減らしてください。無駄を含んだままデジタルに置き換えると、無駄ごと固定されてしまいます。順番として、工程を減らす作業はツールを選ぶより先です。

業務そのものが回っていない状態なら、仕事が回らない原因の見分け方と業務整理の解説記事の手順から始めると進めやすくなります。

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ステップ3：デジタルに置き換えて記録が自動で残る形にする

工程を減らしたら、残った手順をデジタルに移します。このときの判断基準は、使いやすさよりも先に、記録が自動で残るかどうかです。

同じ「デジタル化」でも中身は違います。

やり方	記録の残り方
紙の台帳をスキャンして保存する	画像として残るだけなので、件数や金額を後から集計できない
Excelに手入力する	入力を忘れた分は空欄のまま残り、集計しても実態とずれる
業務の中で入力が終わる形にする	使うだけで記録が溜まり、そのまま集計できる

目指すのは3つ目です。受注の連絡を受けた時点でその画面に入力する、問い合わせの返信をシステムから送る。記録を残すための作業を別に作らないことがコツになります。

高価なシステムは必要ありません。先ほどの調査で段階3の会社が取り組んでいたのは、顧客データの一元管理や受発注のオンライン化でした。クラウドの顧客管理サービスや、無料で使える表計算ソフトの共有ファイルからでも始められます。

費用をかけずに試したいなら、無料のAIを使った業務効率化の方法の解説記事で具体的な手順を紹介しています。

無料でできるAIを使った5つの業務効率化の方法と気を付ける3つのルール

無料でAIを使って業務効率化したい方へ、AIツールの選び方や業務別の使い方、会社で使う前に注意すべきルール、有料プランへの切り替え基準まで解説します。

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ステップ4：溜まった記録を月に一度見て次の判断に使う

ここが段階3と段階4の境目です。そして、ほとんどの会社が抜かしてしまう手順でもあります。

月に一度、30分でいいので予定を押さえてください。社長と担当者の2人で、溜まった記録を開いて次の3つを確認します。

件数や金額が前の月とどう変わったか
時間がかかっている工程はどこか
断られた案件や失注した案件に共通点はないか

そして必ず、確認した内容から次の行動を1つ決めます。問い合わせの多い商品を前に出す、反応の薄い案内をやめる、といった小さなもので構いません。

記録を見て決め方が変わったなら、それはもう段階4に足を踏み入れています。派手なシステム投資は必要ありません。

ツールを入れただけで止まってしまう会社に共通すること

進め方がわかっても、途中で止まる会社があります。止まり方にはパターンがあるので、先に知っておきましょう。

補助金の締め切りに合わせて導入を決めている

補助金は使えるなら使ったほうがいい制度です。中小企業向けには、業務効率化やDXに向けたITツールの導入を支援するデジタル化・AI導入補助金があります。以前のIT導入補助金が名前を変えたものです。人手不足への対応であれば、省力化投資補助金という選択肢もあります。

問題は順番です。締め切りが先にあると、必要かどうかの検討より申請が間に合うかどうかが優先されてしまいます。

決め方はこの順で固定してください。

どの業務のどの工程を減らしたいかを決める
そのために必要な機能を書き出す
条件に合う補助金があれば申請する

補助金の締め切りは毎年やってきます。急いで入れて使われないシステムのほうが、はるかに高い買い物です。

実際に使う人が選定に入っていない

社長が展示会やセミナーで見て決めた。そして現場で使われない。

このパターンを避ける方法は単純です。ステップ2で手順を書き出した担当者に、選定にも入ってもらうこと。

その人は、どの工程に時間がかかっているかを一番よく知っています。自分で選んだ道具は、使う理由も自分の中にあります。

効果を測る数字を決めていない

導入の前に、何をもって成功とするかを決めておきます。決めていないと、続けるべきかやめるべきかを誰も判断できません。

数字は難しいものでなくて構いません。

月末処理にかかっていた時間が何時間から何時間になったか
その業務を扱える人が何人になったか
入力の間違いによるやり直しが月に何件あったか

導入前の数字を控えておくのを忘れないでください。前の数字がないと、後から比べようがなくなります。

社内だけで進める範囲と外に頼る範囲を決める

最後に、どこまでを自社でやるかの線引きです。

白書の調査では、DXを進めるうえでの問題点も聞いています。段階3の会社では「DXを推進する人材が足りない」が50.3%、「費用の負担が大きい」が48.8%。人も予算も足りないのは、あなたの会社だけの事情ではありません。

だからこそ、全部を自社で抱えるのも、全部を外に出すのも避けたいところです。

業務の書き出しと工程の削減は社内でやったほうが早い

ステップ1とステップ2は社内でやるほうが確実です。

その業務を毎日やっている人しか、どこで手が止まるかを知らないからです。外部の人間が最初に行うのも結局はこの聞き取りなので、自分たちでやれば時間も費用も節約できます。

書き出しに必要なのは専門知識ではありません。担当者の記憶と、それを聞く経営者の時間です。

判断のルール作りと定着は外の目を入れると進む

一方で、社内だけだと止まりやすいところもあります。

この工程は必要ないと言い切る判断
決め方を変えるという、これまでのやり方の否定を含む決断
決めたやり方を数か月後も守れているかの確認

どれも社内の人間関係が絡むので、当事者だけでは決めきれません。先ほどの中小企業白書には、支援機関や地方公共団体への調査も載っています。デジタル化に関する相談件数が増えたと答えたのは約6割。相談に対する課題をほぼ解決できている、またはやや解決できていると答えたのは約7割でした。相談先は増えています。

業務整理室でも、現場の担当者の方と一緒に業務を整理し、改善策を実行して定着させるところまでをチームの一員としてお手伝いしています。現場の負担を最小限にすることを前提にしているので、無理強いはしません。社内だけで手が回らないと感じたら、声をかけてみてください。

まとめ

業務効率化とDXは別々の話ではありません。国の分類でも、業務効率化は段階3、ビジネスモデルの変革は段階4として、同じ線の上に並んでいます。

この記事の要点を整理します。

DXの定義には業務や組織の変革も含まれている
段階4まで届いた中小企業は3.2%にとどまる
段階を上げる鍵は記録が自動で残る形にすること
溜まった記録を月に一度見て判断に使う
現在地はDX推進指標で無料で確かめられる

まず選んでほしいのは、紙とExcelで回している業務を1つだけです。そこから手順を書き出し、必要のない工程を減らし、記録が残る形に置き換える。

派手な変革から始める必要はありません。今週その1つを決めるところが、DXの最初の一歩になります。